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L’onboarding est l’intégration de nouveaux employés mais la priorité apportée à cette approche est parfois mal gérée. Ce dernier est la toute première impression qu’une entreprise donne à ses nouveaux talents.
Son avantage est qu’il permet également aux responsables d’être proactif et stratégique au niveau du planning et des objectifs qui doivent être atteints. Avec la Covid et l’augmentation du télétravail, l’onboarding virtuel a pris une place de plus en plus importante dans les entreprises du monde entier. Il donne à chacun.e le sentiment de se sentir les bienvenus et soutenus. Un processus d’onboarding à distance maitrisé en amont de l’entrée en fonction jusqu’aux premiers mois qui suivent l’intégration est nécessaire pour consolider les équipes, et surtout retenir vos employé.e.s. En moyenne, les entreprises perdent entre 50 % de leurs nouvelles recrues au cours des 12 premiers mois ; un tiers d’entre elles n’atteignent même pas les 90 jours.
Les 3 phases de l’onboarding: avant, pendant, après.
Le processus d’onboarding peut se résumer en 3 phases : la phase de préparation, la phase d’entrée/d’arrivée et la phase d’intégration. Chaque phase est importante aussi bien pour le manager, l’équipe et la nouvelle recrue. Grâce au processus d’intégration, vous aiderez les nouveaux talents à trouver leur place dans l’entreprise, tant en termes de responsabilités professionnelles que de culture organisationnelle. Au cours de ce processus, l’employé.e va également commencer à évaluer si l’entreprise lui convient.
La phase de préparation
L’objectif de cette phase est de préparer l’employé.e à son intégration. Elle lui montre que l’entreprise s’implique en amont et essaye d’être proactive sur ces besoins. En effet, des ajustements peuvent être necessaire dû à un handicap, un besoin spécifique etc. Cette phase commence immédiatement après l’embauche d’un nouveau talent. La priorité est accordée à la mise en place et à la gestion de l’organisation par le département des ressources humaines, de l’IT et la communication faite avec le manager responsable du nouveau talent.
Si cette phase est correctement réalisée, l’employé.e peut commencer à travailler dès le premier jour. La priorité est donnée à une bonne communication et à un accès direct au matériel et outils nécessaires: donc on n’oublie pas d’envoyer le laptop avec les codes d’accès au VPN, d’assurer la bonne intégration aux différents groupes pour Stack, Outlook, etc et on fait une petite présentation à l’équipe pour que l’on ne soit pas un.e inconnu.e en arrivant.
On mettra l’accent sur les outils utilisés en interne et leur utilisation: Il faut du temps pour s’appropier des nouveaux outils même si çertains peuvent sembler facile:
- signature électronique, VPN, Sécurisation des accès réseaux headset, solution de téléphonie intégrée, Box, Teams, Zoom…
- Badges, accès à l’intranet, Téléphone, Headset, clavier, notepad
- Une box de bienvenue 🙂 avec des produits Bio/Vegan ou mettant en avant les associations que l’entreprise supporte durant l’année
- un petit cadeau de bienvenu: tasse, tapis de souris ergonomique…ça fait toujours plaisir
- Mettre en place le mentoring: Un Senior devrait toujours avoir sous sa coupe un nouvel entrant
- Email de présentation à l’équipe
- Préparer le planning et réserver déjà dans le calendrier les meetings appropriés dont votre nouvelle recrue devra participer même si ce n’est que pour écouter
La phase d’arrivée
Le but de cette phase est de présenter à l’employé sa nouvelle entreprise, les différents équipes, les habitudes de travail, les processus et les méthodologies employés, les projets en cours et à venir, la culture organisationnelle. Cette phase se déroule principalement sur la première semaine de travail mais couvre globalement les trois premiers mois. Il faut du temps pour acquérir un nouvel environnement, des nouveaux outils et méthodes. Rien n’est compliqué mais rappelez-vous de votre arrivée et qu’auriez-vous aimé dans votre suivi ? La phase d’entrée est la plus importante pour retenir le talent car elle donne généralement une première impression et une idée de ce que va être le poste dans l’entreprise. Plusieurs points doivent être réalisés:
- Meeting court de bienvenue avec toute l’équipe
- S’assurer que tous les outils fonctionnent bien
- Refaire un topo sur la société, la culture d’entreprise et celle de l’équipe
- Discuter de nouveaux des tâches et projets incubés et clarifier les potentielles questions
- Demandez à chaque membre de l’équipe de prendre 15 min pour se présenter individuellement et personnellement
- Programmez des formations sur les produits de la sociétés
- Trop d’info, tue l’info donc ne pas surcharger
- Prévoyez un feedback de fin de semaine et présenter la semaine prochaine
La phase d’intégration
L’objectif est l’intégration complète à tous les niveaux : socialement, professionnellement et culturellement. La durée de cette phase dépend de l’employé.e et peut varier de 3 à 12 mois. Cette phase peut inclure des activités visant à renforcer l’esprit d’équipe, des formations, des sessions de feedback, des projets et bien d’autres choses encore:
- Discutez sur la méthode d’onboarding
- Mettre en place des feedbacks réguliers
- Discutez des formations supplémentaires nécessaires
- Mettre en place un événement virtuel/physique pour l’ensemble de l’équipe
Erreurs à éviter le jour de l'onboarding:
Ne surchargez pas d’informations
Ni de technologies
Ainsi ce que vous devez retenir pour réussir votre onboarding:
- Commencez l’expérience d’intégration dès le processus d’embauche : vous accélérez l’intégration des candidats retenus.
- L’onboarding n’est pas un cours d’initiation : notre expérience indique que les nouveaux employé.es passent souvent par différentes « vagues » de productivité et d’engagement au cours de leurs 18 premiers mois dans l’entreprise. Soyez consistant pendant la première année.
- L’intégration n’est pas seulement la responsabilité du manager : Les meilleurs programmes d’onboarding incluent le manager mais également les cadres supérieurs, les superviseurs et divers membres de l’équipe. En outre, cela aide le.a nouvel.le embauché.e à se constituer un vaste réseau de soutien, à acquérir des perspectives et des connaissances diverses, ainsi qu’à sentir que l’ensemble de l’entreprise s’investit dans sa réussite.
Ces points devraient vous permettre d’être en mesure d’embaucher de grands talents, de retenir vos employés et de leur permettre de s’intégrer aisément dans votre entreprise pour un retour sur investissement rapide. Visitez Gallup pour plus de solution d’onboarding à l’international.
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